Il budget come strumento aziendale

Nell'ambito dei sistemi di controllo di gestione il budget riveste un ruolo molto importante, non tanto e non solo come riferimento operativo generale sull'andamento dell'azienda (in confronto a quanto previsto), ma anche perché, nel suo processo di preparazione:

Il processo di preparazione del budget

Il budget, nella sua essenza fisica, è il documento formale risultante da un processo di elaborazione che dura alcuni mesi durante il quale:

Va sottolineato quanto sia importante il coordinamento durante la preparazione del budget.

Conclusa la sua lunga gestazione il budget diventa, quindi, il documento (formale) di previsione accettato da tutte le funzioni si dice BUDGET

Credibilità e durata del budget

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Il budget è stato elaborato tenendo conto di uno scenario costruito e analizzato al momento della sua stesura (andamento dei mercati, nascita di nuovi bisogni, azioni della concorrenza, ecc.), tenendo conto che si parla sempre del futuro.

Nel corso dell'esercizio alcuni fattori o eventi possono far cambiare anche profondamente tale scenario, che non è più futuro ma realtà del momento. Il buon management reagisce rapidamente rielaborando le previsioni da quel momento in poi, riadattando i programmi, e quindi cambiando il budget stesso, che per la parte rimanente non sarebbe più credibile.

Il periodo di budget più usato è un anno.

Tale periodo viene suddiviso in trimestri, il primo dei quali viene ulteriormente suddiviso in mesi.

Questo vale soprattutto per aziende che producono o forniscono servizi con un carico abbastanza distribuito nel corso dell'intero anno.

Quando invece l'attività è tipicamente stagionale, come, ad esempio, la produzione di panettoni, la durata si adatta al numero di mesi necessari a concludere la stagione di produzione (che precede quella di vendita, a carico della grande distribuzione).

In altri casi la durata può anche essere molto più lunga, come ad esempio per uno stabilimento mono-prodotto che deve lanciare un nuovo modello di autovettura. Il budget deve (tende a) coprire tutto l'arco di tempo necessario alla progettazione, produzione, vendita e un congruo periodo di post vendita. In questi casi la durata può essere tranquillamente di alcuni anni.

Composizione del budget

La struttura essenziale del budget (previsioni) ricalca lo schema del bilancio di esercizio (risultati), e non potrebbe essere altrimenti, in quanto devono poter essere confrontati.

Una differenza fondamentale tra budget e bilancio è nel fatto che nel budget entrano in gioco anche le quantità (oltre ai valori monetari), sia nella stima dei ricavi, che nei costi delle risorse necessarie alla produzione e ai servizi.

In piccole realtà aziendali, i due schemi sono pressocchè identici.

Quale che sia la complessità operativa dell'azienda il budget è composto da due parti principali:

Il budget operativo è così chiamato perché scende nei dettagli operativi dell'azienda, ed è costituito da una serie, anche notevole di budget settoriali di supporto (o schede di budget).

Di seguito sono elencati quelli più rappresentativi, e che possono essere messi a confronto con le corrispondenti voci del conto economico di esercizio.

• ricavi: valore del venduto (prodotti e/o servizi)
• produzione: stima quantitativa della produzione
• materie prime: (da scorte o acquistate)
• manodopera diretta: dalla stima di ore di manodopera diretta per i coefficienti orari previsti
• costi generali di produzione: manodopera indiretta, energia, manutenzione, ammortamenti, ecc.
• scorte finali
• costo del venduto: materie prime più manodopera diretta più costi generali, meno scorte finali
• altri costi: progettazione, ricerca e sviluppo, marketing, distribuzione, postvendita, ecc